(BĐT) - Với vốn điều lệ hơn 20,9 nghìn tỷ đồng, tổng sài sản trên 80.000 tỷ đồng, quản lý kinh doan bán điện cho hơn 10,8 triệu khách hàng tại hệ thống các đơn vị thành viên từ, trải dài trên 27 tỉnh, thành phố phía Bắc, việc quản trị doanh nghiệp nói chung và đặc biệt quản trị trong lĩnh vực tài chính kế toán của Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) không bao giờ là việc đơn giản. Thế nhưng, khi công nghệ số được ứng dụng, mọi việc đã khác…

Nhiều thách thức

Bà Lưu Thị Thanh Thủy, Trưởng ban Tài chính – Kế toán EVNNPC cho biết, EVNNPC là một doanh nghiệp lớn, với gần 43 đơn vị thành viên, từ cấp tổng công ty đến công ty/điện lực, tổ đội; hàng trăm đối tác và trên 10,8 triệu khách hàng. Chính vì vậy, khối lượng công việc, nghiệp vụ liên quan tài chính, kế toán rất đồ sộ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ, EVNNNPC cũng đã xây dựng các quy trình nghiệp vụ và từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tài chính, kế toán…

Số hóa lĩnh vực tài chính kế toán: EVNNPC tiên phong ảnh 1

Bà Đỗ Nguyệt Ánh - Chủ tịch Hội đồng thành viên Tổng công ty Điện lực miền Bắc

“Tuy nhiên, các quy trình chưa có sự đồng bộ, thống nhất giữa Tổng công ty và các đơn vị thành viên; nhiều quy trình còn mang tính thủ công hoặc mới chỉ ứng dụng được một phần CNTT. Bên cạnh đó, số lượng phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực tài chính kế toán nhiều nhưng dữ liệu còn bị phân tán gây khó khăn cho thực hiện nhiệm vụ cũng như các cấp quản lý kiểm soát”, bà Thủy cho hay.

Trong công tác tài chính kế toán hiện nay, rất nhiều quy trình, công đoạn phải trình ký trực tiếp qua nhiều ban, cấp lãnh đạo nên mất nhiều thời gian, không mang tính kịp thời. Việc chưa tự động trong các quy trình cũng khiến cấp Tổng công ty khó kiểm soát được chu trình công việc. Đó là chưa kể, việc lưu trữ văn bản bằng giấy chiếm tỷ trọng lớn, mất nhiều không gian lưu trữ.

Nhận thấy thực trạng này, từ năm 2019, lãnh đạo EVNNPC đã quyết tâm phảichuyển đổi số các quy trình theo mô hình tập trung, nhằm chuẩn hóa công tác tài chính kế toán, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa các khâu trong quy trình đang được làm bằng tay và giấy tờ, tối đa hóa việc chuyển đổi số dữ liệu, đảm bảo sự tập trung của dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu của công tác giám sát, vận hành và quản trị của EVNNPC.

Số hóa lĩnh vực tài chính kế toán: EVNNPC tiên phong ảnh 2

Ban Tài chính kế toán EVNNPC triển khai số hóa quy trình nghiệp vụ tại các cuộc họp

Bắt tay ngay vào việc, tháng 11/2019, EVNNPC có văn bản yêu cầu các ban chuyên môn, các đơn vị liên quan thông kê, soạn thảo các quy trình phục vụ công tác chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán. Trong đó, Tổng công ty xác định, năm 2020sẽchuẩn hóa lại quy trình nghiệp vụ và năm 2021, áp dụng, thử nghiệm quy trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Tuy nhiên, quá trình triển khai của EVNNPC cũng gặp không ít thách thức, khi số hóa công tác tài chính là lĩnh vực mới và EVNNPC là đơn vị đi tiên phong trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) nên chưa có nhiều mô hình tương đồng để học tập kinh nghiệm. Trong khi đó, việc tham khảo kinh nghiệm của các tập đoàn/tổng công ty khác cũng gặp những khó khăn nhất định, do khác về mô hình tổ chức, hoạt động kinh doanh… Cùng với đó, với 43 đơn vị thành viên, trình độ chuyên môn của lực lượng làm nghiệp vụ tài chính kế toán không đồng đều cũng là những thử thách lớn trong chuyển đổi số lĩnh vực tài chính, kế toán của Tổng công ty, bà Lưu Thị Thanh Thủy cho hay.

Tuy nhiên, xác định chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, là chủ trương lớn của Chính phủ, EVN và là tiền đề quan trọng để EVNNPC nâng cao năng lực quản trị, tăng năng suất lao động, trở thành doanh nghiệp mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại trong nền kinh tế số, Tổng công ty đã phối hợp với các đơn vị tư vấn có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số để triển khai thực hiện.

Số hóa lĩnh vực tài chính kế toán: EVNNPC tiên phong ảnh 3

Chuyên viên phòng tài chính kế toán Công ty Điện lực Thái Nguyên (đơn vị trực thuộc EVNNPC) đang áp dụng thực hiện quy trình giải ngân

Ban Tài chính Kế toán cũng thành lập tổ công tác chuyển đổi số, phân công từng người phụ trách công việc cụ thể, rà soát lại tất cả các phần mềm hiện nay đang phục vụ trong công tác tài chính kế toán, phân tích nhưng ưu điểm, nhược điểm của từng phần mềm. Từ đó, rà soát quy trình tài chính kế toán, thiết lập và chuẩn hóa quy trình dưới dạng lưu đồ. Ban Tài chính kế toán cũng phối hợp chặt chẽ với các ban chuyên môn, đơn vị thành viên chuẩn hóa tài liệu, văn bản chứng từ; đồng thời kết hợp làm việc với Ban Viễn thông và Công nghệ thông tin, Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc chuẩn hóa mã hồ sơ định danh, mã định danh cán bộ tham gia quy trình, chữ ký số nội bộ…

EVNNPC cũng xác định, chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán của Tổng công ty phải gắn liền với phương án ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán giai đoạn 2021-2025 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và tích hợp liên kết số liệu từ các phần mềm dùng chung của Tập đoàn để phục vụ công tác quản trị.

Với một công việc đặc biệt quan trọng, Tổng công ty đã tổ chức triển khai các chương trình nâng cao nhận thức, đào tạo kỹ năng về chuyển đổi số, phát triển doanh nghiệp số cho các đối tượng tham gia vào quá trình chuyển đổi số lĩnh vực tài chính, kế toán, cụ thể là lãnh đạo, cán bộ quản lý các cấp, người lao động.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Đến nay, EVNNPC đã số hóa thành công 6/6 quy trình trong lĩnh vực tài chính – kế toán gồm: Quy trình cấp phát; Quy trình giải ngân; Quy trình thanh xử lý; Quy trình mua sắm; Quy trình thanh toán điện mua ngoài; Quy trình thẩm tra quyết toán. Các quy trình được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS,… tạo sự thống nhất trong toàn Tổng công ty và các đơn vị thanh viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ.

Việc số hóa quy trình tài chính kế toán không chỉ giúp người sử dụng nắm rõ được từng bước của quy trình do ai chịu trách nhiệm và trong bao lâu cần hoàn thành, mà còn giúp các cấp quản lý có thể theo dõi, kiểm soát công việc từ đó có những giải pháp, hướng dẫn kịp thời, qua đó, nâng cao hiệu quả quản tri doanh nghiệp.

Đặc biệt, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Điển hình, với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến Tổng công ty thường mất từ 10 - 14 ngày thì hiện sau khi số hóa rút ngắn xuống từ 6 - 7 ngày. Đó là chưa kể, việc số hóa quy trình còn tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với Tổng công ty, nhất là các đơn vị ở xa trụ sở Tổng công ty như Hà Tĩnh, Nghệ An, Hà Giang…

Với việc số hóa, các chứng từ kế toán được lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ cũng dễ dàng truy xuất, tìm kiếm phục vụ đoàn kiểm tra, thanh tra. Công tác tổng hợp dữ liệu trên phần mềm số hóa, lấy dữ liệu cũng được triển khai nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, giải phóng sức lao động của người làm báo cáo tại các đơn vị.

Số hóa lĩnh vực tài chính kế toán: EVNNPC tiên phong ảnh 4

Nghi thức công bố sản phẩm số hoá quy trình Tài chính kế toán, Kinh doanh & Dịch vụ khách hàng của EVNNPC

Số hóa quy trình cũng góp phần xóa bỏ khoảng cách giữa các ban khi tạo ra nền tảng kết nối giữa các phòng ban nhờ hệ thống Big Data. Các mẫu hợp đồng, tờ trình, biên bản sử dụng thống nhất có mã hóa văn bản, hình thức thống nhất đã tăng tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý khi tranh chấp do đã có sự kiểm soát văn bản. Cùng với đó, các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng kiểm soát, đánh giá năng suất lao động của từng CBNV trong thực hiện công việc; phân công điều chỉnh công việc phù hợp tránh trường hợp công việc dồn vào một người.

Hiện nay, EVNNPC đã và đang tập trung chuẩn hóa dữ liệu tạo thành bộ cơ sở dữ liệu dùng chung phục vụ công tác tài chính kế toán và liên kết đến dữ liệu của các công tác sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty và có thể chia sẻ kết nối với các hệ thống khác. EVNNPC đặt mục tiêu, đến năm 2022 sẽ tích hợp sâu rộng với hệ thống dùng chung của EVN; nghiên cứu và xây dựng quy trình trao đổi thông tin trực tuyến kết nối liên thông thông tin trong nội bộ EVN, giữa EVNNPC với các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác, ngân hàng.

Song song đó, Tổng công ty tiêp tục nghiên cứu lập và triển khai được các hệ thống báo cáo thông minh cung cấp cho lãnh đạo và các chuyên viên công cụ phân tích dữ liệu tổng hợp, đào sâu chi tiết, quan sát đa chiều, dự báo xu hướng, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định; thiết lập, lọc và chuẩn hóa dữ liệu tạo thành bộ cơ sở dữ liệu dùng chung phục vụ công tác quản trị tài chính, kế toán, phục vụ công tác sản xuất kinh doanh và có thể chia sẻ kết nối với các hệ thống khác nhằm mục đích khai thác tối dữ liệu. Nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo, autobot trong phân tích báo cáo và hạch toán tự động các bút toán có tính chất lặp lại thường xuyên...

Số hóa lĩnh vực tài chính kế toán: EVNNPC tiên phong ảnh 5

Ông Nguyễn Đức Thiện - Tổng giám đốc Tổng công ty Điện lực miền Bắc

Là đơn vị tiên phong trong số hóa lĩnh vực tài chính, kế toán, khó khăn, thách thức với EVNNPC ở phía trước vẫn còn rất lớn. Nhưng EVNNPC đã, đang và sẽ nỗ lực, quyết tâm chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán theo định hướng về chuyển đổi số của EVN, góp phần xây dựng Tổng công ty sớm trở thành đơn vị phân phối và kinh doanh điện năng hàng đầu ở Việt Nam, tiến tới ngang tầm các Công ty Điện lực ở các nước phát triển trong khu vực Đông Nam Á, dựa trên nền tảng văn hóa mạnh, nguồn nhân lực chất lượng cao, công nghệ tiên tiến hiện đại và hệ thống dịch vụ xuất sắc.