Hệ thống e-GP mới: Nâng tầm hoạt động mua sắm công

Hệ thống e-GP dự kiến được đưa vào vận hành từ cuối năm 2021. Ảnh: Phương Ly

Hệ thống mới với nhiều tiện ích vượt trội sẽ có tác động mạnh mẽ đến hoạt động đấu thầu, góp phần quan trọng đưa hoạt động đấu thầu ở nước ta bước vào giai đoạn mới. Hiện các bên đang nỗ lực để đạt được kế hoạch đưa Hệ thống vào vận hành chính thức cuối năm 2021.

Mở rộng phạm vi và thêm nhiều tiện ích

Hệ thống e-GP được triển khai xây dựng theo đúng kế hoạch ký kết đầu năm 2020. Theo đó, Hệ thống e-GP được xây dựng nhằm mục tiêu quản lý thống nhất thông tin về đấu thầu và thực hiện đấu thầu qua mạng trên cơ sở đảm bảo an toàn, cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Hiện tại, Dự án đã cơ bản hoàn thành thiết kế chi tiết của Hệ thống, đồng thời đang triển khai các nội dung xây dựng phần mềm ứng dụng.

Không chỉ mở rộng thêm phạm vi đấu thầu qua mạng, Hệ thống e-GP được thiết kế, xây dựng gồm 11 phân hệ thành phần, bao gồm: Cổng thông tin (Portal); Quản lý người dùng (User Management); Hỗ trợ người dùng (Call Center); Ðấu thầu điện tử (e-Bidding), Mua sắm điện tử (e-Shopping Mall), Quản lý hợp đồng qua mạng (e-Contract), Thanh toán điện tử (e-Payment); Danh mục sản phẩm (Item list); Văn bản điện tử (e-Document); Quản lý năng lực nhà cung cấp (Supplier’s Performance Management); Bảo lãnh điện tử (e-Guarantee). Hệ thống hướng tới quản lý xuyên suốt quá trình mua sắm công điện tử từ cập nhật thông tin dự án, kế thoạch lựa chọn nhà thầu/nhà đầu tư, phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT), nộp hồ sơ dự thầu (HSDT), mở thầu, đánh giá xếp hạng nhà thầu, công khai kết quả đấu thầu đến việc thương thảo, ký kết hợp đồng trực tuyến, theo dõi quản lý quá trình thực hiện hợp đồng và kết nối với Kho bạc Nhà nước (KBNN) để nhận và quản lý kết quả thực hiện giải ngân.

Hệ thống cũng kết nối với nhiều hệ thống thông tin như: Hệ thống thông tin Quản lý đăng ký kinh doanh - Bộ KH&ĐT, Hệ thống quản lý thuế, báo cáo tài chính của Tổng cục Thuế, Hệ thống thông tin quản lý chi ngân sách của KBNN, Cổng dịch vụ công Bộ KH&ĐT… để chia sẻ và khai thác thông tin giữa các bộ, ban, ngành của Chính phủ, đảm bảo thông tin chính xác, tin cậy. Ngoài ra còn kết nối với các ngân hàng, cổng thanh toán hỗ trợ cho các đơn vị, tổ chức tham gia Hệ thống thực hiện các nghiệp vụ liên quan trực tiếp trên Hệ thống.

Trao đổi với Báo Đấu thầu, đại diện Chủ đầu tư (FPT IS) cho biết, Hệ thống e-GP mới được xây dựng có các thay đổi chính yếu mang lại nhiều lợi ích trong hoạt động mua sắm chính phủ.

Đơn cử về phân hệ thành phần Quản lý người sử dụng, Hệ thống bổ sung thêm các vai trò tham gia của: chủ đầu tư (CĐT), bên mời thầu (BMT), nhà thầu, nhà đầu tư, cơ sở đào tạo, đơn vị quản lý đấu thầu để thực hiện các nghiệp vụ liên quan.

Hệ thống e-GP mới cũng được thiết kế để mỗi đơn vị, tổ chức tham gia trên Hệ thống là duy nhất và được định danh theo bộ thông tin (mã số thuế - MST, mã QHNS, tên đơn vị). Theo đó, mỗi đơn vị, tổ chức tham gia chỉ đăng ký 1 lần nhưng có thể đăng ký thêm vai trò theo mã định danh đã được cấp. Với mỗi vai trò tham gia, đơn vị, tổ chức tham gia sẽ được phân quyền thực hiện các chức năng tương ứng theo từng vai trò và phạm vi dữ liệu của mình. Thông tin về tổ chức, đơn vị đăng ký tham gia được xác minh trên cơ sở dữ liệu liên kết với Hệ thống Quản lý đăng ký kinh doanh - Bộ KH&ĐT và Hệ thống quản lý thuế - Tổng cục Thuế… “Việc này giúp đảm bảo thông tin chính xác cho hoạt động quản lý, thanh tra và báo cáo thống kê trong công tác quản lý nhà nước về đấu thầu, tránh gian lận trong đấu thầu, đơn giản cho các tổ chức tham gia và đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội chung”, đại diện FPT IS nhấn mạnh.

Bên cạnh đó, Hệ thống e-GP còn kết nối với Cổng dịch vụ công Bộ KH&ĐT trong việc cung cấp các thủ tục hành chính một cửa điện tử (yêu cầu đăng ký tham gia, yêu cầu cập nhật thông tin đăng ký tham gia, yêu cầu chấm dứt/tạm ngừng/khôi phục tham gia) nhằm hỗ trợ tốt nhất cho các đơn vị đăng ký.

Các tổ chức, đơn vị tham gia có thể tự thiết lập các tài khoản phụ theo các nhóm quyền định sẵn để thực hiện các nghiệp vụ liên quan phù hợp với mô hình tổ chức hoạt động của mình. Ngoài ra, thông tin chứng thư số được lưu trữ trên Hệ thống chứng thư số bảo mật giúp nâng cao tính bảo mật và người sử dụng không cần lưu trữ trên máy cá nhân.

Giảm thiểu kê khai năng lực thiếu trung thực

Một trong những nội dung được các CĐT/BMT và nhà thầu/nhà đầu tư hết sức quan tâm là vấn đề quản lý hồ sơ năng lực (HSNL) trên Hệ thống e-GP. Theo đó, bên cạnh chức năng tự kê khai thông tin, Hệ thống được xây dựng theo hướng đưa các thông tin đã được xác minh vào HSNL của nhà thầu, nhà đầu tư thông qua việc trích xuất dữ liệu từ các phân hệ thành phần hoặc hệ thống kết nối bên ngoài khác nhằm đảm bảo tính chính xác các thông tin đưa vào HSNL và giảm thiểu gánh nặng kê khai HSNL của nhà thầu, nhà đầu tư.

Cụ thể, đối với thông tin chung về nhà thầu, nhà đầu tư: Hệ thống nhận các thông tin về đăng ký doanh nghiệp (thông tin đơn vị quản lý trực tiếp; danh sách thành viên góp vốn; lịch sử chia tách, sáp nhập; danh sách đơn vị trực thuộc...) từ Hệ thống của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh - Bộ KH&ĐT hoặc từ Hệ thống của Tổng cục Thuế.

Về thông tin năng lực tài chính, Hệ thống nhận báo cáo tài chính từ Hệ thống của Tổng cục Thuế.

Về hợp đồng đã/đang thực hiện, các hợp đồng điện tử được các bên tham gia ký kết trên Hệ thống sau quá trình đấu thầu và các hợp đồng được nhà thầu, CĐT ký số, đăng tải tại phân hệ Hợp đồng điện tử sẽ được tự động đưa vào HSNL của nhà thầu. Nhà thầu là công ty mẹ có thể lấy thông tin năng lực, kinh nghiệm (nhân sự, thiết bị) của công ty con để tham dự thầu.

Hệ thống e-GP mới sẽ công khai một số thông tin trong HSNL của nhà thầu trên Cổng thông tin của Hệ thống. “Việc công khai thông tin HSNL của nhà thầu sẽ giúp giảm thiểu việc kê khai thông tin thiếu trung thực, tăng năng lực cạnh tranh và tính minh bạch trong quá trình thực hiện mua sắm, đấu thầu”, đại diện FPT IS phân tích.

Cải tiến mạnh mẽ, nâng tầm đấu thầu điện tử

Về phân hệ thành phần Đấu thầu điện tử, Hệ thống e-GP cung cấp các chức năng hỗ trợ quy trình đấu thầu qua mạng, tuân thủ Luật Đấu thầu, Nghị định và Thông tư hướng dẫn về quản lý đấu thầu. Các chức năng nghiệp vụ hỗ trợ quy trình đấu thầu từ công tác quản lý kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, tham dự thầu, hỗ trợ đánh giá tự động trên Hệ thống cho đến thông báo kết quả lựa chọn/chỉ định nhà thầu và các chức năng hỗ trợ đấu thầu như: gia hạn thầu; làm rõ HSMT, dự thầu; xử lý kiến nghị kết quả đấu thầu.

Cụ thể, CĐT tham gia vào Hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ phê duyệt, đăng tải thông tin theo quy định. Theo dõi quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu và có thể xuất báo cáo trên Hệ thống. Thực hiện phân công công việc trên Hệ thống cho các tổ chức BMT lựa chọn nhà thầu.

Hệ thống e-GP mới được xây dựng với hàng loạt chức năng, trong đó đáng chú ý là: mở rộng phạm vi hỗ trợ trong đấu thầu đối với gói thầu nhiều phần, lô, sơ tuyển, đấu thầu hạn chế, chào lại giá; thực hiện thỏa thuận liên danh điện tử; thực hiện đánh giá tự động trên Hệ thống; bước đầu hỗ trợ Tổ chuyên gia tham gia vào Hệ thống để thực hiện nhập kết quả đánh giá và gửi báo cáo đánh giá trên Hệ thống cho BMT; phê duyệt kết quả trên Hệ thống; cho phép hủy theo từng giai đoạn trong đấu thầu…

Về việc thực hiện kiến nghị qua mạng, bước đầu sẽ cho phép kiến nghị lên cấp CĐT trên Hệ thống. Trong tương lai sẽ tiến tới người có thẩm quyền.

Với việc triển khai các chức năng này, có thể kỳ vọng việc tổ chức lựa chọn nhà đầu tư qua mạng bằng webform hóa trong lương lai không xa.

Về ứng dụng hợp đồng điện tử trên Hệ thống: Hợp phần này sẽ giúp quản lý thông tin và tình trạng hợp đồng với hình thức lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống sau quá trình lựa chọn và thông báo trúng thầu. Thông tin hợp đồng đã được xác minh này sẽ trở thành đầu vào cho HSNL của nhà thầu. Theo đó, Hệ thống e-GP mới cung cấp các chức năng hỗ trợ các nghiệp vụ thương thảo, tạo lập, ký kết hợp đồng điện tử, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, nghiệm thu bàn giao sản phẩm, kết thúc hợp đồng và quản lý các điều chỉnh, thay đổi của các loại hợp đồng theo các phương thức mua sắm và các hình thức lựa chọn nhà thầu.

Bên cạnh đó, Hệ thống sẽ kết nối với KBNN, chia sẻ dữ liệu về hợp đồng và nhận kết quả thanh toán từ hệ thống kiểm soát chi của KBNN nhằm hỗ trợ các bên theo dõi giải ngân dự án cũng như hỗ trợ xem xét thông tin về năng lực thực hiện hợp đồng của nhà thầu.

Quản lý danh mục sản phẩm, mua sắm trực tuyến

Về phân hệ Quản lý danh mục sản phẩm, Hệ thống e-GP mới cho phép phân loại và chuẩn hoá các danh mục sản phẩm dịch vụ có tính hệ thống và nhất quán giúp BMT tiết kiệm thời gian, tăng tính chính xác khi xây dựng yêu cầu kỹ thuật và HSMT. Theo đó, sẽ từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tham khảo về giá cho các sản phẩm hàng hoá trúng thầu thông qua việc quy định trách nhiệm của nhà thầu trúng thầu so sánh (map) thông tin hàng hoá trúng thầu với danh mục sản phẩm trên Hệ thống.

Về phân hệ Mua sắm trực tuyến, Hệ thống hướng tới áp dụng mua sắm trực tuyến cho các hoạt động mua sắm thường xuyên có giá trị nhỏ, chỉ định thầu rút gọn, chào hàng cạnh tranh rút gọn giúp rút ngắn thời gian thực hiện mua sắm, tăng cường công khai, minh bạch.

Hệ thống eGP mới được xây dựng nhằm tạo môi trường cho các nhà thầu đủ năng lực, đủ khả năng và uy tín (đã được xác minh đảm bảo năng lực qua các gói thầu/hợp đồng thực hiện) để đăng các mặt hàng công khai; đồng thời hỗ trợ BMT có thể lập và gửi yêu cầu báo giá cho các đơn vị cung cấp hàng hóa để làm căn cứ xác định giá gói thầu hoặc có thể dựa vào các mô tả đặc điểm kỹ thuật của các hàng hóa, dịch vụ trong mua sắm trực tuyến để lập HSMT, lập HSDT. BMT cũng có thể tổ chức các phiên đấu giá ngược để mua với giá tốt nhất, cạnh tranh nhất.

Bảo lãnh dự thầu điện tử

Phân hệ bảo lãnh điện tử cho phép nhà thầu tạo yêu cầu phát hành/sửa đổi bảo lãnh điện tử gửi cho các tổ chức tín dụng (có kết nối với Hệ thống e-GP) và tiếp nhận bảo lãnh điện tử; xử lý hoạt động liên quan đến giải toả bảo lãnh; hỗ trợ CĐT thực hiện xử lý vi phạm bảo lãnh mà không cần nộp bản giấy cho ngân hàng.

Thông tin bảo lãnh điện tử được truyền từ ngân hàng sang Hệ thống đấu thầu ngay sau khi ngân hàng đồng ý phát hành bảo lãnh và được quản lý tập trung trên Hệ thống. Nhà thầu, ngân hàng không cần lưu trữ bản giấy, việc xác minh bảo lãnh nhanh chóng hơn thông qua chữ ký điện tử. Áp dụng bảo lãnh điện tử sẽ giúp tránh tình trạng sai sót khi nhập liệu, so sánh đối chiếu giữa thông tin nhập với bản scan, hỗ trợ tối đa cho hoạt động đánh giá tự động.

Trước mắt, bảo lãnh điện tử sẽ được áp dụng triển khai với bảo lãnh dự thầu. Các bảo lãnh khác như bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành… sẽ được thực hiện theo lộ trình trong tương lai.

Bên cạnh nhiều tiện ích nêu trên, Hệ thống e-GP với phân hệ quản lý văn bản sẽ giúp quản lý tài liệu, văn bản điện tử tập trung, cung cấp các công cụ quản lý tệp văn bản, tài liệu điện tử theo các định dạng tệp dữ liệu như: pdf, word, excel, rar, zip, CAD… và xây dựng, quản lý các biểu mẫu được sử dụng trên Hệ thống e-GP.

Về phân hệ hỗ trợ khách hàng, Hệ thống mở rộng thêm kênh chat bên cạnh kênh giao tiếp qua điện thoại, email; đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn sử dụng trực tuyến.