“Bước nhảy” vào kỷ nguyên số

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ chuyển đổi hệ thống nghiệp vụ của doanh nghiệp. Ảnh: Lê Tiên

Xu thế không thể đảo ngược

Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đã và đang tác động mạnh mẽ đến toàn cầu, buộc Chính phủ, DN các nước đối mặt với những thách thức lớn, đòi hỏi sự thay đổi để phù hợp với tiến bộ của công nghệ, khoa học kỹ thuật. Vì thế, các chuyên gia kinh tế nhìn nhận, CĐS là tất yếu và vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN. Trong bối cảnh các nền kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề do đại dịch Covid-19 càng cho thấy, CĐS đã, đang và sẽ là chìa khóa giúp DN giảm thiểu rủi ro, nắm bắt được cơ hội kinh doanh mới.

Ông Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch Hiệp hội DN nhỏ và vừa TP. Hà Nội nhấn mạnh, CĐS có vai trò đặc biệt đối với sự tồn tại, phát triển của các DN hiện nay. Những tác động của dịch bệnh cho thấy tầm quan trọng của CĐS trong công tác vận hành DN nhằm ứng phó kịp thời và giảm thiểu các ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài. “CĐS là con đường duy nhất để DN có thể phát triển và cạnh tranh bền vững với chi phí tiết kiệm nhất”, ông Mạc Quốc Anh nhìn nhận.

Lãnh đạo một số DN cũng cho rằng, một DN muốn hoạt động với quy mô lớn và tại nhiều vùng miền thì bắt buộc phải CĐS. Vì chỉ có công cụ số mới giúp người quản lý có thể điều hành được tất cả các phòng ban, chi nhánh một cách tổng thể thay vì đơn lẻ, rời rạc. CĐS còn giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động DN; nâng cao sức cạnh tranh của DN…

Quan sát thực tế cho thấy, đại dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động xuất nhập khẩu của DN Việt Nam trong 7 tháng đầu năm 2020. Tất cả các chỉ số kinh tế đều giảm đáng kể. Tuy nhiên, thương mại điện tử lại có sự tăng trưởng cao, thậm chí tăng trưởng đột biến đối với ngành thực phẩm, nhờ tận dụng lợi thế của tiến bộ khoa học công nghệ thông qua CĐS.

Không chỉ được đánh giá mang lại nhiều lợi ích cho DN, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, CĐS còn mang lại những lợi ích nổi trội đối với Chính phủ nhờ sử dụng dữ liệu và hệ thống công nghệ số giúp hoạt động của bộ máy cơ quan nhà nước hiệu quả hơn. Vì vậy, chắc chắn CĐS là xu thế không thể đảo ngược.

Đi nhanh, đi trước sẽ dễ thu hút nguồn lực

Tin vui với các DN là mới đây, Chương trình CĐS quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhằm cổ vũ cho quá trình CĐS, giúp DN nắm bắt cơ hội kinh doanh. Chương trình có mục tiêu kép là vừa phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, vừa hình thành các DN công nghệ số Việt Nam có năng lực đi ra toàn cầu.

Ở giai đoạn số hóa, mọi tài liệu của DN đều được mã hóa thành thông tin điện tử và lưu trữ trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm, chi phí in ấn, không gian lưu trữ và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, đánh mất dữ liệu. Ở giai đoạn CĐS, khi đã hoàn thiện số hóa dữ liệu, DN thay đổi toàn bộ quy trình làm việc theo hướng liên kết chặt chẽ với nhau thông qua ứng dụng công nghệ.

Để chuyển đổi thành công, Thủ tướng nhấn mạnh, việc đầu tiên phải chuyển đổi nhận thức. “CĐS trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành CĐS ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số”. Mỗi cơ quan, tổ chức và cả quốc gia cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số. Trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình CĐS trong từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực, địa phương và nâng cao thứ hạng quốc gia. Đi nhanh, đi trước giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi CĐS đã trở thành xu hướng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển.

Báo cáo của Công ty nghiên cứu dữ liệu quốc tế (IDC) chỉ ra, hiện có 90% DN Việt Nam quan tâm đến vấn đề CĐS, trong đó, có 30% chủ DN đánh giá đây là vấn đề sống còn với mỗi DN. Tuy nhiên, vấn đề hiện nay là không phải DN nào cũng hiểu đúng và áp dụng phù hợp CĐS vào chính quy mô, lĩnh vực đang kinh doanh.

MISA - đơn vị đã có hơn 25 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp số hóa hoạt động của DN - cho biết, mặc dù nhìn nhận được tầm quan trọng của CĐS nhưng vẫn còn nhiều rào cản để DN thành công trong công cuộc trở thành DN số. Tại các DN có quy mô vừa và nhỏ, rào cản chủ yếu xuất phát từ nhu cầu nghiệp vụ đơn giản, nhân sự ít và yếu, tài chính hạn chế nên khó triển khai các giải pháp tổng thể phức tạp. Trong khi đó, để DN lớn CĐS thành công thì các giải pháp của nước ngoài quá cồng kềnh và đắt đỏ với tỷ lệ triển khai thành công thấp, hoặc phải sử dụng nhiều giải pháp của nhiều nhà cung cấp khác nhau, triển khai không đồng bộ, thiếu tính liên kết giữa các bộ phận/phòng, ban.

Vì thế, MISA gợi ý, CĐS trong DN nên bắt đầu từ chuyển đổi hệ thống nghiệp vụ của DN, điểm cốt lõi là thay đổi quy trình làm việc, cách thức tác nghiệp của những nghiệp vụ này. Theo đó, ở giai đoạn số hóa, mọi tài liệu của DN đều được mã hóa thành thông tin điện tử và lưu trữ trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm, chi phí in ấn, không gian lưu trữ và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, đánh mất dữ liệu. Ở giai đoạn CĐS, khi đã hoàn thiện số hóa dữ liệu, DN thay đổi toàn bộ quy trình làm việc theo hướng liên kết chặt chẽ với nhau thông qua ứng dụng công nghệ. Trong quá trình này, DN phải chuẩn bị cho mình các nguồn lực có chất lượng, từ con người tới hạ tầng kỹ thuật, đặc biệt là có chiến lược để đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công.

Chia sẻ thành công bước đầu trong thực hiện số hóa các hoạt động, ông Nguyễn Hữu Kiều, Chủ tịch HĐQT Công ty CP MGLAND Việt Nam cho biết, DN đã ứng dụng công nghệ vào mảng kế toán ngay từ ngày đầu. Sau đó, DN nhanh chóng ứng dụng công nghệ vào tất cả các bộ phận còn lại trong DN thông qua nền tảng quản trị DN nhằm tạo ra sự liên kết dữ liệu từ bán hàng đến kế toán, nhân sự… Nhờ đó, DN giảm được đáng kể thời gian của nhân viên và hạn chế được các sai sót dữ liệu so với trước đây.