“Làm dâu trăm họ” khi là đầu mối mua sắm tập trung

(BĐT) - Phóng viên Báo Đấu thầu có cơ hội gặp gỡ, trao đổi, lắng nghe hàng chục đầu mối được giao làm bên mời thầu (BMT) các gói thầu mua sắm tập trung (MSTT). Chia sẻ của chính những người trong cuộc cho thấy, làm BMT các gói thầu MSTT thực sự là “làm dâu trăm họ”, xung quanh quá trình triển khai MSTT có rất nhiều câu chuyện vui, buồn.
Trong mua sắm tập trung, các đơn vị đăng ký nhu cầu mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng với nhiều chủng loại, cấu hình, thông số kỹ thuật khác nhau dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp nhu cầu mua sắm, thẩm định giá trị tài sản. Ảnh: Văn Huyền
Trong mua sắm tập trung, các đơn vị đăng ký nhu cầu mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng với nhiều chủng loại, cấu hình, thông số kỹ thuật khác nhau dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp nhu cầu mua sắm, thẩm định giá trị tài sản. Ảnh: Văn Huyền

Tổng hợp nhu cầu mua sắm: “Trăm dâu đổ đầu tằm”

12 tháng là khoảng thời gian mà Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng dân dụng và công nghiệp tỉnh Quảng Ngãi phải chờ để các đơn vị gửi phản hồi về danh mục mua sắm, mặc dù trong suốt thời gian trước đó, Ban đã liên tục có văn bản đề nghị các đơn vị sớm phản hồi. Như vậy, thay vì có quý I để chuẩn bị cho công tác lựa chọn nhà thầu thì rất nhiều đơn vị đầu mối MSTT hiện nay phải chờ… cả năm.

Trong khi đó, Trung tâm Dịch vụ đấu giá tài sản tỉnh Đắk Lắk chia sẻ, các cơ quan, đơn vị đăng ký nhu cầu mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng với nhiều chủng loại, cấu hình, thông số kỹ thuật khác nhau dẫn đến những khó khăn nhất định trong việc tổng hợp nhu cầu mua sắm, thẩm định giá trị tài sản. Một số đơn vị lại đăng ký mua sắm nhiều lần, điều chỉnh giảm số lượng mua sắm liên tục, trong khi đầu mối mua sắm đã tổng hợp, kiểm tra, thẩm định giá theo quy định…

Nghị định 151/2017/NĐ-CP quy định, ngày 31/1 hàng năm là hạn cuối để đăng ký nhu cầu MSTT. Tuy nhiên, việc đăng ký hiện nay của rất nhiều đơn vị chưa đảm bảo về thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của việc tổng hợp nhu cầu MSTT, trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, phê duyệt hồ sơ mời thầu…

Bên cạnh đó, những thay đổi trong việc xây dựng cấu hình, model, xuất xứ hàng hóa… cũng là một trong những lý do khiến công tác MSTT của nhiều địa phương gặp khó khăn. Theo đầu mối MSTT tỉnh Quảng Ngãi, các thiết bị điện tử, tin học có sự thay đổi công nghệ thường xuyên, từ khi đơn vị sử dụng khảo sát cấu hình, đơn giá thiết bị cho đến khi tổ chức thẩm định giá, một số thiết bị đã không còn phù hợp (do mặt hàng đã ngưng sản xuất, thay đổi model, cấu hình, giá thẩm định vượt định mức mua sắm…). Do đó, một khó khăn cho đơn vị đầu mối MSTT là phải đợi ý kiến thống nhất điều chỉnh của đơn vị sử dụng về cấu hình, giá thiết bị, số lượng…, thậm chí một số đơn vị phải xin ý kiến HĐND cấp tỉnh trong kỳ họp thường kỳ để được thông qua về dự toán mua sắm.

Một đại diện tại TP.HCM chia sẻ: “Mỗi khi họp bàn với các đơn vị sử dụng tài sản về thông số kỹ thuật, model, giá thành sản phẩm mua sắm là xác định tâm lý đợi, đợi và đợi. Hàng trăm đơn vị sử dụng là bấy nhiêu nhu cầu khác nhau. Có đơn vị thường xuyên vắng họp vì bận nên lại phải chờ đợi để thống nhất. Có những buổi họp có sự tranh cãi gay gắt vì mỗi nơi yêu cầu một cấu hình hoàn toàn khác biệt, không ai chịu thống nhất”. 

Khối lượng công việc lớn

Các cơ quan, đơn vị đăng ký nhu cầu mua sắm máy móc, thiết bị văn phòng với nhiều chủng loại, cấu hình, thông số kỹ thuật khác nhau dẫn đến những khó khăn nhất định trong việc tổng hợp nhu cầu mua sắm, thẩm định giá trị tài sản. Một số đơn vị lại đăng ký mua sắm nhiều lần, điều chỉnh giảm số lượng mua sắm liên tục, trong khi đầu mối mua sắm đã tổng hợp, kiểm tra, thẩm định giá theo quy định…

Bên cạnh đó, những thay đổi trong việc xây dựng cấu hình, model, xuất xứ hàng hóa… cũng là một trong những lý do khiến công tác MSTT của nhiều địa phương gặp khó khăn.

Thực tế, đơn vị MSTT khi triển khai các gói thầu mua sắm tài sản công đều “căng như dây đàn” bởi khối lượng công việc rất lớn và nhiều phát sinh. Ngay sau khi vượt qua “cửa ải” tổng hợp nhu cầu mua sắm, thực hiện các khâu lựa chọn nhà thầu để tiến tới giai đoạn ký thỏa thuận khung, những vất vả vẫn luôn thường trực.

Tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bến Tre, khi thực hiện Gói thầu số 4 Mua sắm thiết bị thuộc Dự toán Mua sắm máy quét văn bản cho UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bến Tre, phóng viên Báo Đấu thầu đã chứng kiến những vất vả của đơn vị mua sắm khi tham gia đi cung cấp máy và hướng dẫn đơn vị sử dụng. Gói thầu trên cung cấp 164 máy scan cho các xã, phường, thị trấn trên toàn Tỉnh. “Mỗi địa bàn huyện/thành phố cắt cử một cán bộ của Sở kèm với một nhân viên kỹ thuật của nhà thầu và cán bộ Phòng Văn hóa - Thông tin của huyện đi tới từng xã để liên hệ, bàn giao, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ thường xuyên làm việc với máy quét. Trung bình mỗi tuần, cán bộ của Bên mời thầu phải đi liên tục hàng chục xã. Sau khi bàn giao, điện thoại của cán bộ này liên tục nhận được hàng trăm cuộc gọi về cách sử dụng, xử lý sự cố, thậm chí là vào ngày nghỉ”, đại diện Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bến Tre chia sẻ.

Trung tâm Dịch vụ đấu giá tài sản TP.HCM là một đầu mối MSTT lớn của cả nước. Những gói thầu do đơn vị này tổ chức có giá trị rất lớn. Như năm 2017, một gói thầu MSTT máy điều hòa không khí cho toàn bộ các quận/huyện đã buộc đơn vị trúng thầu dốc toàn bộ nhân lực để thực hiện việc bàn giao, lắp đặt trong một thời gian ngắn. “Từ huyện Cần Giờ về đến Củ Chi, Hóc Môn là gần cả trăm km, lắp đặt máy điều hòa không khí bắt buộc ít nhất 2 thợ lành nghề làm việc liên tục trong ít nhất 2 giờ đồng hồ. Sau khi ký thỏa thuận khung, nỗi lo thường trực của chúng tôi là liệu các đơn vị sử dụng có đồng thuận tạo điều kiện cho các nhà thầu thực hiện nhiệm vụ theo thỏa thuận đã ký kết hay không? Nhà thầu có thực hiện theo đúng phương án đã trình trong hồ sơ dự thầu hay không để đảm bảo tiến độ bàn giao?”, ông Phạm Văn Sỹ, Giám đốc Trung tâm Dịch vụ đấu giá tài sản TP.HCM cho biết.

Trong khi đó, thực tế cho thấy, sự phối hợp giữa đơn vị thực hiện MSTT với một số cơ quan, đơn vị là chủ đầu tư (đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản) vẫn chưa chặt chẽ, nhất là trong khâu bàn giao, tiếp nhận, vận hành, bảo trì sản phẩm. Đơn vị trực tiếp ký hợp đồng mua sắm tài sản chưa chú trọng đến việc gửi tài liệu có liên quan đến mua sắm cho đơn vị đầu mối theo quy định.

Theo tìm hiểu của Báo Đấu thầu, hiện khá nhiều đơn vị được giao nhiệm vụ tổ chức MSTT đã chủ động gửi phiếu đánh giá về chất lượng cung cấp hàng hóa của nhà thầu cho đơn vị sử dụng tài sản. “Theo chúng tôi, việc khảo sát này rất quan trọng, giúp nhiều đơn vị mua sắm lẫn nhà thầu hoàn thiện mình. Các nội dung khảo sát gồm: chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ. Từ đây, các bên mời thầu MSTT sẽ có kênh thông tin chính xác để nắm được đội ngũ nhà thầu thực hiện gói thầu như thế nào”, ông Sỹ cho biết.

Tại Bình Phước, Sở Tài chính cho biết, việc khảo sát này sẽ được thực hiện thường xuyên để bên mời thầu đánh giá chính xác quá trình thực hiện theo thỏa thuận khung của nhà thầu. “Làm công tác MSTT là “làm dâu trăm họ”, phải nỗ lực hết mình để đáp ứng yêu cầu của các đơn vị sử dụng tài sản. Chính vì vậy, cần phải không ngừng hoàn thiện chuyên môn, nâng cao trách nhiệm để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác MSTT theo đúng tinh thần của Luật Đấu thầu là minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế”, Phó Giám đốc Sở Tài chính Bình Phước Nguyễn Thụy Phương Thảo chia sẻ.

Hải An