Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình

(BĐT) - Theo một nghiên cứu về cách sử dụng thời gian của 27 CEO doanh nghiệp thuộc các công ty đại chúng lớn tại Mỹ, được thực hiện bởi Giám đốc Viện Chiến lược và Năng lực canh tranh tại Harvard Business School - Michael Porter và Hiệu trưởng của trường - Nitin Nohria, họ làm việc trung bình 62,5 giờ mỗi tuần.

Nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng các CEO dành khoảng 4 giờ làm việc mỗi ngày vào cuối tuần, và khoảng 2,5 giờ mỗi ngày vào các kỳ nghỉ. Tuy nhiên, cách sự dụng thời gian  này cũng quyết định đến sự thành công của họ.

“Cách các CEO phân bổ thời gian và sự xuất hiện của họ... rất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới hiệu quả trong công việc của họ và còn đối với cả hiệu suất của của công ty”, Porter và Nohria nhận định.

Dưới đây là một số đề xuất mà Porter và Nohria đưa ra cho các CEO để sử dụng thời gian hiệu quả.

Họp ngắn hơn

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 1

1/3 số CEO được khảo sát cho biết các cuộc họp của họ kéo dài trung bình khoảng 1 giờ.

“Thời gian họp “tiêu chuẩn” nên được rút ngắn hơn, và điều này sẽ giúp gia tăng hiểu quả công việc của các CEO. Trong khảo sát của chúng tôi, các CEO cho biết những cuộc họp 1 giờ thường có thể cắt xuống 30 phút hoặc thậm chí 15 phút”, Porter và Nohria cho biết.

Dành thời gian làm vệc một mình

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 2

CEO có nghĩa vụ phải đưa một tầm nhìn cho công ty, đặt ra các chiến lược và truyền tải chúng tới các cổ đông. Và thật khó để có thể làm được điều này nếu không có đủ thời gian. Trung bình các CEO chỉ dành 28% thời gian để làm việc một mình, và phần lớn trong đó là chỉ khoảng 1 giờ hoặc ít hơn.

“Các CEO cần tận dụng khoảng thời gian làm việc một mình và tránh bị xao nhãng khi cố gắng giải quyết những vấn đề phát sinh ngay lập tức”, Porter và Nohira khuyến cáo.

Ủy quyền nhiều hơn

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 3

Tham gia vào quá nhiều hoạt động hàng ngày có thể khiến các CEO không đủ thời gian cho những việc cần thiết nhất.

“Chúng tôi nhận thấy rằng nhiều CEO gặp khó khăn trong việc thoát khỏi vai trò giám đốc hoạt động (COO) hay chủ tịch trước đây mà họ đảm nhiệm. Một số CEO cũng quên mất rằng đội ngũ quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động đánh giá và thông báo tới CEO”, Porter và Nohira nhận xét.

Sử dụng email ít hơn

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 4

Các CEO cho biết họ dành 61% thời gian làm việc tương tác trực tiếp và 24% thông qua các phương tiện điện tử. Mặc dù email là một cách hiệu quả để giao tiếp, song nó cũng có thể gây lãng phí thời gian.

“Các CEO nên biết rằng phần lớn các email bao gồm các vấn đề mà họ không cần thiết phải can thiệp”, Porter và Nohria cho biết. Họ nên để cho trợ lý phân loại và giao việc xử lý cho cấp dưới. Ngoài ra, gửi quá nhiều email cũng có thể phản tác dụng, đặc biệt đối với những email được gửi vào đêm muộn, cuối tuần hay vào kỳ nghỉ.

Giữ tương tác với nhân viên

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 5

Các CEO được khảo sát dành khoảng 14% thời gian của họ cho các quản lý cấp thấp và 6% cho các nhân viên bình thường.

“Các CEO nên ở trạng thái có thể tiếp cận được và tìm cách để tương tác với nhân viên ở tất cả các cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt được những gì đang diễn ra trong công ty mà còn giúp họ định hướng cũng như truyền tải các giá trị của doanh nghiệp tới nhân viên”, Porter và Nohira cho hay.

Ngoài ra, việc này cũng giúp các CEO hiểu rõ hơn những vấn đề của nhân viên.

Dành thời gian cho cuộc sống riêng

Cách các CEO thành công quản lý thời gian của mình - ảnh 6

Các CEO tham gia khảo sát cho biết họ cần thời gian để nghỉ ngơi và giữ gìn sức khỏe. Họ ngủ gần đủ 7 tiếng mỗi đêm, và dành khoảng 45 phút mỗi ngày để tập thể dục. Các hoạt động ngoài công việc chiếm khoảng 25% thời gian của họ, trong đó một nửa là dành cho gia đình.

“Để duy trì cường độ công việc, các CEO cần được “luyện tập” như cách các vấn động viên chuyên nghiệp thường làm. Điều đó có nghĩa là họ cần phân bổ thời gian cho chăm sóc sức khỏe và nghỉ nghơi”, Porter và Nohira nhận xét.

Hoàng Hải (Theo báo chí nước ngoài)