Hỏi:
Chúng tôi xin hỏi, khi thực hiện thực tế chậm hơn thì có phải trình để điều chỉnh KHĐT không?
Trả lời:
Vấn đề bạn nêu ra liên quan tới các nội dung về thời gian trong KHĐT được duyệt. KHĐT là văn bản được người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt làm cơ sở pháp lý để triển khai, thực hiện việc lựa chọn nhà thầu. Do vậy, về nguyên tắc, khi thực hiện 1 KHĐT đã duyệt mà có phát sinh, vướng mắc không thể thực hiện theo đúng nội dung trong KHĐT thì chủ đầu tư (là người trình và cũng là người thực hiện) cần báo cáo người duyệt (người có thẩm quyền) để xem xét, quyết định.
Tuy nhiên, về 2 nội dung thời gian trong KHĐT gồm thời gian lựa chọn nhà thầu và thời gian thực hiện hợp đồng xảy ra ở những thời điểm khác nhau nên cách xử lý cũng khác nhau, cụ thể:
1) Về thời gian lựa chọn nhà thầu:
Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 85/2009/NĐ-CP thời gian lựa chọn nhà thầu bao gồm 2 nội dung:
Thời gian tổ chức để lựa chọn được nhà thầu (ví dụ vào tháng 10 hoặc quý IV/2013).
Khoảng thời gian (bao nhiêu ngày) kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu (HSMT/HSYC) đến ngày ký kết hợp đồng cho gói thầu. Như vậy, khoảng thời gian này bao gồm thời gian cho nhiều công việc và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan. Nó bao gồm thời gian dành cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất (HSDT/HSĐX), thời gian đánh giá HSDT/HSĐX, thời gian thẩm định kết quả đánh giá, thời gian xem xét, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thời gian thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và thời gian để xử lý tình huống (nếu có).
Khi việc lựa chọn nhà thầu không đáp ứng thời gian như trong KHĐT, do nhiều lý do thì chủ đầu tư cần báo cáo nguyên nhân (khách quan, chủ quan) và đề xuất nội dung xin điều chỉnh về thời gian để người có thẩm quyền xem xét, quyết định cho phép điều chỉnh nội dung này trong KHĐT tạo căn cứ pháp lý cho việc thực hiện. Việc này là cần thiết nhằm đảm bảo sự đồng bộ giữa các gói thầu thuộc Dự án và hạn chế lãng phí có thể xảy ra. Bởi lẽ khi điều chỉnh thời gian lựa chọn nhà thầu của gói thầu này có thể dẫn đến phải điều chỉnh thời gian lựa chọn nhà thầu của 1 hoặc nhiều gói khác thuộc Dự án. Tuy nhiên, khi sự thay đổi (kéo dài) về thời gian lựa chọn nhà thầu là do nguyên nhân chủ quan thì nên có biện pháp rút kinh nghiệm, khắc phục. Nhớ rằng thời gian luôn có giá trị vật chất nên việc kéo dài thời gian lựa chọn nhà thầu đồng nghĩa với việc gây thiệt hại.
2) Về thời gian thực hiện Hợp đồng:
Theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 85/2009/NĐ-CP, thời gian thực hiện hợp đồng tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo quy định trong Hợp đồng.
Tại khoản 3 Điều 55 Luật đấu thầu quy định “Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng” (để bảo đảm trách nhiệm thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu) kéo dài cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo hành. Bởi vì bảo hành là một nghĩa vụ trong hợp đồng nên thời gian thực hiện hợp đồng đồng nhất với thời gian bảo đảm thực hiện hợp đồng, nghĩa là thời gian thực hiện hợp đồng là thời gian mà nhà thầu hoàn thành các công việc trong hợp đồng (trừ bảo hành).
Chính vì vậy, trong Mẫu hồ sơ mời thầu (HSMT) (do Bộ KH&ĐT ban hành) quy định “Thời gian thực hiện hợp đồng được tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực cho đến ngày chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo hành (nếu có)”. Như vậy, cần hiểu rằng thời gian thực hiện hợp đồng không bao gồm thời gian bảo hành. Khi nhà thầu thực hiện xong các công việc trong hợp đồng thì vẫn còn nghĩa vụ bảo hành (nếu có) cho các sản phẩm đã được nghiệm thu. Thời gian thực hiện hợp đồng nếu bị kéo dài thì việc này xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nghĩa là xảy ra sau khi đã tổ chức đấu thầu, đã có quyết định trúng thầu và đã ký hợp đồng. Theo đó, thời gian thực hiện hợp đồng phải phù hợp với thời gian nêu trong KHĐT nêu trong HSMT. Do vậy, việc kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng không còn liên quan tới KHĐT nên tình huống này cần được xử lý căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng mà chủ đầu tư đã ký với nhà thầu. Thông thường trong hợp đồng đều có quy định việc thay đổi các điều khoản trong hợp đồng phải thông qua việc 2 bên ký phụ lục bổ sung hợp đồng. Như vậy, việc báo cáo người có thẩm quyền xem xét điều chỉnh KHĐT trong quá trình thực hiện hợp đồng là không còn ý nghĩa. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp đặc biệt, việc kéo dài thực hiện hợp đồng của một hợp đồng đối với một gói thầu quan trọng thì trước khi ký phụ lục bổ sung hợp đồng, chủ đầu tư cần báo cáo người có thẩm quyền để nhận được sự chấp thuận.
