1. Hồ sơ dự thầu của nhà thầu A bị coi là không hợp lệ do không bao gồm HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
2. Hồ sơ dự thầu của nhà thầu A vẫn hợp lệ, nhưng cần xử lý như sau:
a. Chỉ đọc phần đề xuất kỹ thuật để tiến hành đánh giá về mặt kỹ thuật theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp nhà thầu vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật, phần đề xuất tài chính sẽ được xem xét như đối với HSĐX tài chính của các nhà thầu khác vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật. Trong trường hợp này, phần đề xuất về tài chính không cần niêm phong vì đã bị đóng cứng cùng với phần đề xuất về kỹ thuật.
b. Bên mời thầu cần yêu cầu nhà thầu A tự tách riêng phần đề xuất tài chính của mình để niêm phong tương tự HSĐX tài chính của các nhà thầu khác, đồng thời phần hồ sơ này sẽ được mở tại Lễ mở HSĐX tài chính nếu nhà thầu vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật. Tuy nhiên, cách giải quyết này đôi khi không thể thực hiện được vì các phát sinh: có trường hợp tách riêng được nhưng có trường hợp không tách riêng được phần đề xuất tài chính ra khỏi phần đề xuất kỹ thuật, có trường hợp nhà thầu cố tình không đồng ý tách riêng các phần đề xuất kỹ thuật và tài chính.
Hỏi: Khi gặp trường hợp nhà thầu không nộp HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên mời thầu cần xử lý như thế nào?
Trả lời: Đối với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, Khoản 2 Điều 29 của Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 quy định, nhà thầu nộp đồng thời HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính riêng biệt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Theo quy định tại Điểm đ Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, tại Lễ mở HSĐX kỹ thuật, HSĐX tài chính của tất cả các nhà thầu phải được bên mời thầu niêm phong trong một túi riêng biệt và được đại diện của bên mời thầu, nhà thầu tham dự lễ mở thầu ký niêm phong. Việc đánh giá tính hợp lệ của HSĐX kỹ thuật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
Đối với trường hợp của Bên mời thầu X, việc nhà thầu không nộp HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính riêng biệt đối với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ là không phù hợp với quy định nêu tại Điều 29 của Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13. Tuy nhiên, lỗi này cũng không thuộc trường hợp để nhà thầu bị loại ngay, hoặc hồ sơ dự thầu bị đánh giá là không hợp lệ.
Trong trường hợp này, việc xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu này là tình huống trong đấu thầu phát sinh ngoài quy định tại Điều 117 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP. Theo quy định tại Điều 86 của Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, chủ đầu tư là người quyết định xử lý tình huống trong đấu thầu, trong trường hợp phức tạp thì cần xin ý kiến của người có thẩm quyền và phải thực hiện trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Với tình huống này, bên mời thầu có thể báo cáo chủ đầu tư để có thể xem xét, xử lý theo một trong các hướng sau:
1. Nếu tách riêng được phần đề xuất về tài chính và phần đề xuất về kỹ thuật, thì bên mời thầu và nhà thầu cùng tiến hành tách và niêm phong phần đề xuất về tài chính tại Lễ mở HSĐX kỹ thuật theo quy định nêu trên, đồng thời hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá như đối với trường hợp nộp riêng HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính. Trong trường hợp này, nếu nhà thầu không đồng ý với việc tách riêng và niêm phong phần đề xuất tài chính thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được xem xét tiếp.
2. Nếu không tách riêng được phần đề xuất về tài chính và phần đề xuất về kỹ thuật, thì bên mời thầu để nguyên hồ sơ dự thầu của nhà thầu và xem xét phần đề xuất kỹ thuật tại bước đánh giá HSĐX kỹ thuật, phần đề xuất tài chính sẽ được xem xét tại bước đánh giá HSĐX tài chính nếu nhà thầu vượt qua bước đánh giá HSĐX kỹ thuật. Trong trường hợp này, nhà thầu phải chịu mọi hậu quả hoặc sự bất lợi khi không nộp riêng biệt HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Hiện nay, khi tham gia đấu thầu theo phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, một số nhà thầu gộp chung HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính. Dù vô tình hay cố ý, thì điều này đều không phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu.
Có thể có một số nhà thầu cho rằng việc cố tình chỉ rõ giá chào thấp tại Lễ mở HSĐX kỹ thuật sẽ giúp nhà thầu tạo nên lợi thế tại bước đánh giá về kỹ thuật, tuy nhiên, khi tiêu chuẩn đánh giá đã được xây dựng rõ ràng trong hồ sơ mời thầu và việc đánh giá thực hiện theo đúng quy định của hồ sơ mời thầu, thì việc làm của nhà thầu A không những không tạo nên lợi thế, mà còn đưa đến một số rủi ro cho chính mình. Chẳng hạn như, hồ sơ dự thầu có thể không được bên mời thầu xem xét tiếp; hoặc hồ sơ dự thầu vẫn được xem xét, nhưng nhà thầu phải chịu mọi hậu quả và sự bất lợi so với các nhà thầu khác niêm phong riêng biệt HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính như: giá dự thầu và các nội dung quan trọng có liên quan đến bí mật thương mại không được bảo mật như các nhà thầu khác...
Nói chung, khi tham gia vào một cuộc đấu thầu với hy vọng giành được hợp đồng, một nhà thầu chuyên nghiệp cần phải hiểu, tôn trọng và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc của cuộc thầu đó, trong đó có yêu cầu về việc nộp riêng biệt HSĐX kỹ thuật và HSĐX tài chính khi đấu thầu hai túi hồ sơ.
