 |
| Nhiều chủ đầu tư đang lựa chọn nhà thầu thực hiện các gói thầu chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy, sáp nhập đơn vị hành chính. Ảnh minh họa: Nhã Chi AI |
Nhộn nhịp đấu thầu số hóa tài liệu
Theo dữ liệu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, thời gian gần đây ghi nhận nhiều gói thầu chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được các sở, ngành, địa phương tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Từ ngày 31/7 đến 18/8/2026, Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình phát hành hồ sơ mời thầu (HSMT) Gói thầu Chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nền giấy tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy năm 2026 cho Văn phòng UBND Tỉnh. Gói thầu có giá 17,265 tỷ đồng, thời gian thực hiện 120 ngày.
Cùng thời điểm, Gói thầu Chỉnh lý, số hóa tài liệu Tỉnh ủy Ninh Bình (16,13 tỷ đồng) đang được đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT). Trong 2 nhà thầu nộp HSDT, Liên danh do Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển công nghệ Tầm Nhìn Mới đại diện chào giá 14,237 tỷ đồng; Liên danh do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI đại diện chào giá 15,725 tỷ đồng.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình cũng đang đánh giá HSDT của 2 nhà thầu tại Gói thầu Số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động (24,931 tỷ đồng). Liên danh do Công ty CP Công nghệ Hinova đại diện chào giá 19,686 tỷ đồng; Liên danh Công ty TNHH Công nghệ số V2S - Công ty CP Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ đề xuất giá dự thầu 22,346 tỷ đồng.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Đồng Nai vừa mời thầu rộng rãi Gói thầu Chỉnh lý khối tài liệu cấp huyện đã kết thúc hoạt động theo Đề án 2996. Gói thầu có giá 138,035 tỷ đồng, thời gian thực hiện 150 ngày, dự kiến đóng/mở thầu ngày 28/8/2026.
Tại Hà Tĩnh, Gói thầu Số hóa tài liệu phông Lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh năm 2026 (10,02 tỷ đồng) có 2 nhà thầu tham dự. Theo biên bản mở thầu ngày 11/8/2026, Trung tâm Dịch vụ Chuyển giao Công nghệ Văn thư Lưu trữ chào giá 9,993 tỷ đồng; Liên danh do Công ty CP Công nghệ hành chính Đại Việt đại diện chào giá 10 tỷ đồng.
Trong khi đó, tại TP.HCM, Gói thầu Số hóa tài liệu của Văn phòng Thành ủy năm 2026 (13,501 tỷ đồng) chỉ có Liên danh do Tổng công ty Viễn thông Mobifone đại diện tham dự với giá 10,777 tỷ đồng.
Việc nhiều địa phương đồng loạt tổ chức lựa chọn nhà thầu số hóa, chỉnh lý tài liệu lưu trữ cho thấy quy mô thị trường số hóa, chỉnh lý tài liệu đang tăng nhanh, tạo nguồn việc đáng kể cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, việc nhiều gói thầu chỉ thu hút 1 - 2 nhà thầu phần nào phản ánh mức độ cạnh tranh thấp của thị trường này.
Tránh hạn chế cạnh tranh
Số hóa, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là dịch vụ có tính chuyên môn nhất định, đòi hỏi nhà thầu có năng lực về nghiệp vụ lưu trữ, số hóa, xử lý dữ liệu, nhân sự, thiết bị và kiểm soát chất lượng. Với những gói thầu có yêu cầu kỹ thuật cao, khối lượng lớn hoặc giải pháp công nghệ đặc thù, việc đặt ra các tiêu chí tương ứng là cần thiết. Tuy nhiên, với phần lớn các gói thầu số hóa, chỉnh lý tài liệu thông thường, việc xây dựng HSMT cần tránh các tiêu chí cao hơn nhu cầu thực tế hoặc không gắn trực tiếp với chất lượng đầu ra của dịch vụ.
Theo quan sát, một trong những bất cập phổ biến là việc đưa ra yêu cầu nhân sự chưa phù hợp với tính chất gói thầu cũng như quy định pháp luật liên quan.
Tại Đồng Nai, trong lần mời thầu đầu tiên Gói thầu Chỉnh lý khối tài liệu cấp huyện đã kết thúc hoạt động theo Đề án 2996, nhà thầu kiến nghị việc HSMT yêu cầu các vị trí chủ nhiệm dự án chỉnh lý tài liệu, chuyên gia nghiệp vụ lưu trữ, trưởng nhóm chỉnh lý phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Trong khi đó, Nghị quyết số 66.18/2026/NQ-CP đã bãi bỏ chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại Điều 56 Luật Lưu trữ năm 2024. Do đó, yêu cầu này không còn cơ sở pháp lý. Sau đó, dTrung tâm Lưu trữ lịch sử TP. Đồng Nai đã quyết định hủy thầu và mời thầu lại.
Bất cập về nhân sự cũng bộc lộ ở thầu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của UBND các xã trước khi sáp nhập tại xã Tân Quan, tỉnh Đồng Nai. Gói thầu này chỉ thu hút 1 nhà thầu tham dự và trúng thầu với giá 1,478 tỷ đồng. Theo phản ánh, HSMT yêu cầu vị trí quản lý điều hành chung và 2 trưởng nhóm chỉnh lý phải có trình độ thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ. Việc đặt điều kiện quá cao đối với nhân sự có thể làm thu hẹp phạm vi nhà thầu có khả năng đáp ứng.
Một nội dung khác thường bị nhà thầu kiến nghị là HSMT yêu cầu các tiêu chuẩn, chứng nhận đối với tổ chức không được pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc, như ISO 45001:2018 về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc đưa các yêu cầu này thành điều kiện đánh giá nếu không gắn với tính chất, quy mô và yêu cầu thực tế của gói thầu có thể trở thành tiêu chí hạn chế cạnh tranh.
Khảo sát của phóng viên cho thấy, tại một số gói thầu, chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu phải khảo sát hiện trường để xây dựng giải pháp tổ chức thực hiện hoặc chỉ định cụ thể phần mềm, chủng loại thiết bị, công suất thiết bị mà nhà thầu phải sử dụng. Theo phản ánh của nhà thầu, các yêu cầu này chưa thực sự phù hợp với bản chất của dịch vụ phi tư vấn, vốn cần tập trung vào việc đáp ứng các tiêu chuẩn đầu ra của sản phẩm, dịch vụ hơn là quy định chi tiết phương pháp và công cụ thực hiện.
Làn sóng số hóa tài liệu đang mở ra thị trường tiềm năng cho các nhà thầu cung cấp dịch vụ này. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng, để tạo ra môi trường cạnh tranh thực chất và công việc được trao cho nhà thầu có năng lực, HSMT cần được xây dựng trên nguyên tắc yêu cầu đúng và đủ. Đặc biệt, với dịch vụ phi tư vấn, các tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm, nhân sự và kỹ thuật cần gắn với quy mô, tính chất và yêu cầu đầu ra của dịch vụ, tránh đưa vào những điều kiện không cần thiết, vô hình trung trở thành rào cản cạnh tranh.
