Hàng loạt lý do không bán HSMT cho các nhà thầu có nhu cầu được đưa ra là: hết HSMT, đang trong quá trình in ấn HSMT, máy photo bị hỏng mà chưa sửa được… Tuy nhiên, có một điều đáng lưu ý là bên mời thầu chỉ chuẩn bị 3 - 5 bộ HSMT, số lượng HSMT ít ỏi này thường đã hoàn tất “quá trình phát hành” ngay từ ngày đầu tiên mở bán và phần lớn người mua được HSMT đợt này là nhà thầu quen. Những nhà thầu lạ, nhà thầu ở các địa phương khác dù đến từ ngày đầu phát hành HSMT nhưng phải chờ đợi hết ngày này qua ngày khác, khi mà lòng kiên nhẫn đã sắp cạn kiệt, thời gian làm hồ sơ dự thầu (HSDT) còn rất ít ỏi, thời điểm đóng thầu đã cận kề thì bên mời thầu mới chịu bán HSMT cho họ.
Đi tìm nguyên nhân vì sao đấu thầu rộng rãi nhưng bên mời thầu lại chỉ chuẩn bị ít HSMT, Báo Đấu thầu nhận được các dạng câu trả rất hồn nhiên và bao biện rằng, “sợ photo nhiều HSMT thì lãng phí”, “những lần trước mỗi gói thầu chỉ có 3 - 4 nhà thầu mua HSMT nên lần này chỉ chuẩn bị số lượng HSMT như vậy”, “không lường trước được nhu cầu mua HSMT của các nhà thầu”,… Tuy nhiên, tại nhiều gói thầu, có thể khẳng định nguyên nhân sâu xa chính là việc hạn chế bán HSMT để làm giảm tính cạnh tranh của gói thầu. Hay nói cách khác, gói thầu đã có chủ và việc tổ chức bán HSMT, lựa chọn nhà thầu chỉ mang tính hình thức.
Vì thế, các “mẹo vặt” để giảm thiểu số lượng HSMT bán ra như nêu trên của các bên mời thầu cần phải lên án, vì các hành vi đó đi ngược lại mục tiêu cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế của công tác đấu thầu; ẩn chứa nguy cơ tiếp tay cho tiêu cực trong đấu thầu.
Việc chuẩn bị ít HSMT, khiến nhà thầu phải chờ đợi nhiều ngày mà không mua được là hành vi cản trở nhà thầu. Đây là hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điểm b Khoản 5 Điều 89 Luật Đấu thầu 2013. Đối với hành vi này, theo quy định tại Khoản 5 Điều 122 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP thì hình thức xử phạt là cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 3 năm đến 5 năm. Thẩm quyền xử lý vi phạm trước tiên thuộc về người có thẩm quyền của dự án theo quy định tại Khoản 3 Điều 90 Luật Đấu thầu 2013.