Phương pháp đấu thầu kín trong mua sắm chính phủ ở Hoa Kỳ

Luật pháp Hoa Kỳ về mua sắm công quy định hai phương pháp cơ bản để đảm bảo tiêu chí "cạnh tranh đầy đủ và cởi mở": đấu thầu kín và đàm phán cạnh tranh.

Luật pháp Hoa Kỳ về mua sắm công quy định hai phương pháp cơ bản để đảm bảo tiêu chí "cạnh tranh đầy đủ và cởi mở": đấu thầu kín và đàm phán cạnh tranh. Trong đó, đấu thầu kín (Sealed bidding) là phương pháp đòi hỏi phải tuân thủ chặt chẽ các bước trong quy trình đấu thầu, nhằm tạo cơ hội cạnh tranh cho tất cả các nhà thầu trên cơ sở bình đẳng. 

Về cơ bản, khi đã xác định được nhu cầu và quyết định tổ chức một gói thầu thì Cơ quan mua sắm liên bang Hoa Kỳ phải tiến hành đấu thầu kín nếu: đủ thời gian cho phép phát hành thông tin mời nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) và đánh giá HSDT; quyết định lựa chọn nhà thầu trúng thầu để trao hợp đồng sẽ dựa trên cơ sở giá và các yếu tố khác liên quan đến giá; không nhất thiết phải thương thảo với các nhà thầu về HSDT; và có căn cứ hợp lý để tin rằng sẽ có nhiều hơn một HSDT. 

 

Bên mời thầu sẽ phát hành Thông báo mời thầu trong đó mô tả rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yêu cầu cần mua sắm của cơ quan chính phủ. Hoa Kỳ nghiêm cấm việc sử dụng các thông số kỹ thuật không cần thiết để hạn chế số lượng nhà thầu tham dự. 

Cơ quan mua sắm có trách nhiệm công bố Thông báo mời thầu tại một địa điểm công cộng, đăng thông tin trên báo hoặc tạp chí về thương mại, trên cơ sở dữ liệu Cơ hội Kinh doanh Liên bang (FedBizOpps) của Chính phủ Hoa Kỳ. Đồng thời, Cơ quan mua sắm cũng phải gửi Thông báo mời thầu tới các nhà thầu có tên trong danh sách nhận Thông báo mời thầu.

 

Một trong những nội dung quan trọng trong Thông báo mời thầu là thời hạn nộp HSDT và nhà thầu cần phải lưu ý đến yếu tố quan trọng này. Nộp HSDT muộn, về cơ bản là sẽ bị loại, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như: HSDT được gửi cho cán bộ đấu thầu qua đường thư đảm bảo tối thiểu 5 ngày trước thời hạn nhận hồ sơ; do lỗi của Cơ quan mua sắm trong khâu xử lý hồ sơ sau khi tiếp nhận; HSDT được chuyển phát nhanh cho cán bộ đấu thầu tối thiểu 2 ngày trước thời hạn nhận hồ sơ; hoặc HSDT được chuyển bằng phương tiện điện tử và được tiếp nhận trước 5 giờ chiều của ngày làm việc trước thời hạn nhận hồ sơ.

 

Tất cả số HSDT được gửi đến “đúng lúc, đúng chỗ” cho bên mời thầu sẽ được cán bộ đấu thầu mở công khai và ghi nhận trong bản "Tóm tắt các HSDT" trước khi soát lỗi. Nếu không tìm thấy lỗi thì sau một số bước đánh giá HSDT, bên mời thầu tuyên bố trao hợp đồng cho nhà thầu có giá dự thầu hợp lệ thấp nhất. HSDT hợp lệ là hồ sơ đáp ứng đủ các điều khoản trong Thông báo mời thầu. Mọi khuyết điểm, lỗi không tuân thủ quy định bị phát hiện trong HSDT mà có khả năng ảnh hưởng đến giá cả, số lượng, chất lượng, hoặc hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mời thầu... đều có thể khiến hồ sơ đó bị loại. 

 

Quy định mua sắm liên bang (FAR) cũng yêu cầu phải có sự chắc chắn về tính hợp lệ của nhà thầu trước khi trao hợp đồng cho nhà thầu chào giá thấp nhất. Để được coi là hợp lệ, nhà thầu phải có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện hợp đồng. Cụ thể hơn, FAR yêu cầu nhà thầu tiềm năng phải: có đủ nguồn tài chính để thực hiện hợp đồng; có thể đáp ứng tiến độ thực hiện; có kinh nghiệm thỏa đáng; có căn cứ thỏa đáng bảo đảm tính liêm chính và đạo đức kinh doanh; có trình độ tổ chức, kinh nghiệm, kiểm soát kế toán và hoạt động, có đủ trình độ kỹ thuật cần thiết; có trang thiết bị sản xuất, xây dựng và thiết bị kỹ thuật cần thiết; và đáp ứng đủ các điều kiện để được nhận thực hiện hợp đồng theo quy định của pháp luật. 

 

Trong quá trình xét thầu, ngoài tiêu chí về tính hợp lệ của nhà thầu và nội dung HSDT, cán bộ đấu thầu chủ yếu tập trung xem xét giá chào thầu và các yếu tố liên quan đến giá. Các yếu tố liên quan đến giá bao gồm chi phí phát sinh hoặc sự chậm trễ của Chính phủ do những khác biệt trong khâu kiểm tra; khác biệt về địa điểm nguồn hàng và công tác vận chuyển; thuế; cùng những thay đổi của nhà thầu hoặc do nhà thầu yêu cầu đối với nội dung trong Thông báo mời thầu. Sau khi thẩm định giá và các yếu tố liên quan đến giá, bên mời thầu sẽ trao hợp đồng cho nhà thầu hợp lệ có HSDT “ưng ý” nhất đối với Cơ quan mua sắm, tức là giá tốt nhất mà đảm bảo đáp ứng yêu cầu. Trong quy trình đấu thầu kín, chỉ có hai phương thức giá hợp đồng được sử dụng là giá cố định hoặc giá cố định có điều chỉnh. 

Hùng Anh

ngocthanh