Công tác hạch toán chi phí trong hợp đồng MSCP của Hoa Kỳ

Ba trong số các yêu cầu phức tạp và nặng nề nhất đối với nhà thầu khi thực hiện hợp đồng mua sắm chính phủ (MSCP) chính là tuân thủ: Đạo luật Sự thật trong đàm phán (TINA); “nguyên tắc chi phí" trong Quy chế Mua sắm Liên bang (FAR); và chuẩn mực kế toán chi phí. Những yêu cầu này đòi hỏi cả Chính phủ Hoa Kỳ lẫn nhà thầu phải xây dựng hệ thống kế toán và thu thập dữ liệu tương đối phức tạp, mang đặc trưng của hoạt động mua sắm công.

(kì 1)

Ba trong số các yêu cầu phức tạp và nặng nề nhất đối với nhà thầu khi thực hiện hợp đồng mua sắm chính phủ (MSCP) chính là tuân thủ: Đạo luật Sự thật trong đàm phán (TINA); “nguyên tắc chi phí" trong Quy chế Mua sắm Liên bang (FAR); và chuẩn mực kế toán chi phí. Những yêu cầu này đòi hỏi cả Chính phủ Hoa Kỳ lẫn nhà thầu phải xây dựng hệ thống kế toán và thu thập dữ liệu tương đối phức tạp, mang đặc trưng của hoạt động mua sắm công.

IMG

Luật pháp Hoa Kỳ đòi hỏi cả Chính phủ lẫn nhà thầu phải xây dựng hệ thống kế toán và thu thập dữ liệu 

 

Yêu cầu về sự chân thực trong đàm phán

Theo quy định của Đạo luật TINA, nhà thầu chính hoặc nhà thầu phụ tham gia gói thầu MSCP phải nộp Bảng dữ liệu về chi phí hoặc giá cả nếu giá trị hợp đồng ký kết với Chính phủ (kể cả hợp đồng thầu phụ, hợp đồng sau sửa đổi) dự kiến sẽ vượt quá 500.000 USD. 

 

Theo định nghĩa nêu trong FAR thì "dữ liệu chi phí hoặc giá cả" bao gồm tất cả những yếu tố mà nhà thầu và bên mời thầu cho là sẽ ảnh hưởng đáng kể đến quá trình đàm phán giá. Bảng dữ liệu đó sẽ là cơ sở để cán bộ đấu thầu xác định tính hợp lý của giá chào thầu mà nhà thầu đưa ra. 

 

Ngoài ra, nhà thầu chính và nhà thầu phụ phải cam kết rằng, dữ liệu mà mình cung cấp là chính xác, cập nhật, và đầy đủ. TINA quy định rằng, nếu nhà thầu trúng thầu bị phát hiện là cung cấp thông tin không chính xác, cập nhật, và đầy đủ như đã cam kết thì giá hợp đồng có thể bị giảm xuống. 

 

Cũng giống như FAR, TINA miễn áp dụng cho gói thầu mà: giá thỏa thuận dựa trên kết quả của việc cạnh tranh về giá, giá gói thầu do pháp luật quy định, chủ đầu tư/bên mời thầu mua hàng hóa thương mại theo quy định cụ thể của FAR (Điều 2.101), hoặc chủ đầu tư/bên mời thầu có quyền miễn trừ. 

 

Nguyên tắc chi phí trong FAR

Các nguyên tắc chi phí nêu trong FAR quy định cụ thể thời điểm phát sinh và mức thanh toán cho các chi phí của nhà thầu trong quá trình thực hiện gói thầu MSCP. Theo đó, điều kiện để một khoản chi phí của nhà thầu được Chính phủ Hoa Kỳ chấp nhận là chi phí đó phải hợp lý, hợp lệ và có đầy đủ cơ sở để phân bổ. 

 

Nguyên tắc chi phí trong FAR hướng dẫn cách xử lý khoảng 50 loại chi phí cụ thể trong hợp đồng MSCP, trong đó đáng chú ý là quy định chặt chẽ việc thanh toán một số chi phí thông thường mà một doanh nghiệp có thể phát sinh trong các hoạt động thương mại (ví dụ: chi phí lãi vay, chi phí bán hàng, chi phí khánh tiết, các khoản nợ xấu, chi phí vận động hành lang...). Nếu trúng thầu gói thầu MSCP có giá hơn 500.000 USD, nhà thầu trúng thầu phải thay đổi hệ thống kế toán của mình để đảm bảo rằng những chi phí nêu trên sẽ không được tính vào chi phí thực hiện gói thầu MSCP (tức là không được yêu cầu Chính phủ chi trả).

 

FAR cũng đặt ra các nguyên tắc chung nhằm xác định tính hợp lý và căn cứ phân bổ chi phí mà nhà thầu phát sinh. Một chi phí được coi là hợp lý nếu về bản chất và giá trị, nó không vượt quá số tiền phát sinh khi tiến hành hoạt động kinh doanh tương tự. Một chi phí được coi là “có thể phân bổ” nếu có thể hạch toán nó vào một hoặc nhiều đầu mục chi phí tương ứng với các lợi ích nhận được. Chính phủ Hoa Kỳ có quyền đòi lại từ nhà thầu bất kỳ chi phí nào đã thanh toán nếu phát hiện ra chi phí đó không hợp lý, hợp lệ hoặc không đủ căn cứ để phân bổ vào gói thầu của Chính phủ.

Hải Châu

 

ngocthanh