Phân tích chi phí vòng đời dự án để tối ưu hóa mua sắm

(BĐT) - Nằm trong chương trình thí điểm được tài trợ bởi Cơ quan Thương mại và Phát triển  Hoa Kỳ (USTDA), thành viên của Hiệp hội Đấu thầu quốc tế (Global Procurement Partnership), Cục Quản lý đấu thầu thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với USTDA tổ chức hai khóa học về “Phân tích chi phí vòng đời” từ ngày 15/10 đến ngày 19/10/2018 và từ ngày 22/10 đến ngày 26/10/2018.
Khóa học về “Phân tích chi phí vòng đời” trang bị cho cán bộ đấu thầu các công cụ, phương pháp để lựa chọn nhà thầu dựa trên việc sử dụng đồng tiền hiệu quả nhất
Khóa học về “Phân tích chi phí vòng đời” trang bị cho cán bộ đấu thầu các công cụ, phương pháp để lựa chọn nhà thầu dựa trên việc sử dụng đồng tiền hiệu quả nhất

Giảng viên chính của hai khóa học này là Tiến sỹ Stephan Brady và Chuyên gia Gerald Brown đều có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh lực mua sắm. Khóa học được thiết kế để trang bị cho các cán bộ đấu thầu các công cụ, phương pháp để có thể đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu dựa trên việc sử dụng đồng tiền hiệu quả nhất.

Phân tích chi phí vòng đời (LCCA) được kỳ vọng sẽ giúp cho các chuyên gia mua sắm đấu thầu đem lại giá trị lớn hơn cho Chính phủ và người dân Việt Nam, bằng cách cân nhắc đến tổng chi phí sở hữu của sản phẩm hoặc dịch vụ trong dài hạn. Bằng phương pháp này, quyết định mua sắm sẽ không chỉ dựa trên giá dự thầu của các công trình (nhà máy điện, đường sá, nhà máy xử lý nước), mà còn xem xét đến các chi phí xây dựng ban đầu, chi phí ủy thác, bảo trì, vận hành, bảo dưỡng và tháo dỡ ở cuối vòng đời. Theo Ngân hàng Thế giới (World Bank) và các chuyên gia hàng đầu thế giới về mua sắm công, đối với ngân sách quốc gia, phương pháp này sẽ đem lại kết quả tối ưu so với mua sắm chỉ dựa vào giá chào thầu ban đầu thấp nhất.

Ý tưởng này không những có thể áp dụng trong các cuộc mua sắm giá trị lớn của chính phủ mà còn trong việc mua sắm cá nhân. Nếu bạn đã từng mua phải một dụng cụ nhà bếp giá “rẻ”, chỉ để sau đó vứt đi sau một năm sử dụng vì chất lượng tồi, bạn có thể đem ngay tư duy phân tích chi phí vòng đời vào cuộc sống của mình! Trong khi phân tích chi phí vòng đời có thể ứng dụng với hầu hết các loại mua sắm (ví dụ như: sẽ tốn kém bao nhiêu nếu mua phải loại giấy kém chất lượng gây kẹt máy in?), lợi ích lớn nhất của nó là trong các quyết định đầu tư có chi phí lâu dài (ví dụ như: Cái máy bay này sẽ tốn bao nhiêu nếu tính cả chi phí nguyên liệu, bảo trì và vận hành?).

Nếu bạn đã từng mua phải một dụng cụ nhà bếp giá “rẻ”, chỉ để sau đó vứt đi sau một năm sử dụng vì chất lượng tồi, bạn có thể đem ngay tư duy phân tích chi phí vòng đời vào cuộc sống của mình!
Tuy nhiên, trong các dự án mua sắm lớn, phức tạp giá trị hàng trăm triệu đô la Mỹ, làm sao chúng ta biết được sản phẩm hoặc dịch vụ nào thực sự đem lại giá trị lớn nhất, đặc biệt khi chúng ta kỳ vọng chúng có thể được sử dụng trong nhiều năm, và chi phí phát sinh trong tương lai không thể nói trước. Các khóa học nêu trên được tổ chức nhằm giải đáp các nhóm câu hỏi sau đây.

Thứ nhất, đâu là tất cả các loại chi phí, từ khi khởi động cho đến khi kết thúc dự án mà chủ đầu tư cần cân nhắc trong phân tích của mình? Đâu là chi phí của nhà thầu và nhà thầu phụ, đâu là chi phí của Nhà nước và cơ quan vận hành? 

Thứ hai, làm cách nào để cân nhắc đến chi phí, lợi nhuận mà có thể đến hàng chục năm trong tương lai và rồi so sánh chúng với số tiền chủ đầu tư phải bỏ ra hôm nay để xác định đâu là giá trị tốt hơn, và làm thế nào sử dụng phân tích rủi ro lượng hóa để ứng phó với những điều không chắc chắn? 

Thứ ba, đâu là cách để tích hợp phân tích chi phí vòng đời vào mọi giai đoạn của chu kỳ mua sắm, bắt đầu từ khi xác định yêu cầu cho đến quản lý sau khi ký hợp đồng?

Thứ tư, làm cách nào để sử dụng cả phương pháp định lượng (thông tin chi phí tổng hợp) và định tính (nhà thầu có kinh nghiệm thực hiện loại dự án)? Liệu nhà thầu sẽ tiếp tục hỗ trợ công trình hay không để đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu tốt nhất, và làm thế nào có thể đánh giá các thông tin nhận được từ các nguồn bên trong và cả bên ngoài?

Thứ năm, đâu là các bước để áp dụng và điều chỉnh mô hình chi phí vòng đời cho vòng đời của khoản đầu tư đối với một tài sản quan trọng?

Thứ sáu, làm cách nào sử dụng mô hình này để thương thảo với nhà thầu, xây dựng hợp đồng mang lại nhiều giá trị đồng thời ít rủi ro hơn, và là căn cứ để quản lý hợp đồng chi phí hiệu quả?

Thông qua các khóa học này, các học viên đến từ các bộ, các tập đoàn, tổng công ty, các ban quản lý dự án có một cách nhìn mới khi đưa ra các tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Theo cách đánh giá hiện nay, chúng ta đánh giá về giá của nhà thầu theo phương pháp xác định giá đánh giá bao gồm các chi phí vận hành, bảo dưỡng, chi phí lãi vay… nhưng dường như chúng ta chưa tính đến giá trị còn lại của sản phẩm để tính toán. Mặt khác, khóa học còn bổ sung các kiến thức liên quan đến yếu tố phân tích tài chính của một dự án khi đưa ra đánh giá lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

Bà Phạm Minh Yến, Phó Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu thuộc Cục Quản lý đấu thầu, học viên của khóa học nhận xét: “Khóa học đã giúp tôi cập nhật được các kiến thức áp dụng vào công tác lựa chọn nhà thầu sao cho sử dụng đồng tiền một cách hiệu quả nhất. Phương pháp phân tích chi phí vòng đời cho ta cách đánh giá đầy đủ và toàn diện một dự án có căn cứ khoa học và logic. Ngoài ra, qua khóa học này, chúng tôi còn tiếp thu được nhiều kiến thức liên quan đến lĩnh vực mua sắm từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm của Hoa Kỳ”.

Quỳnh Minh