Giải quyết khiếu nại hợp đồng mua sắm chính phủ ở Hoa Kỳ

Sau khi Đơn kiến nghị được chuyển tới cán bộ đấu thầu, theo quy định tại Đạo luật Tranh chấp hợp đồng (CDA), cơ quan mua sắm phải có quyết định giải quyết kiến nghị trong vòng 60 ngày đối với trường hợp
Giải quyết khiếu nại hợp đồng  mua sắm chính phủ ở Hoa Kỳ

Quyết định của cán bộ đấu thầu

Sau khi Đơn kiến nghị được chuyển tới cán bộ đấu thầu, theo quy định tại Đạo luật Tranh chấp hợp đồng (CDA), cơ quan mua sắm phải có quyết định giải quyết kiến nghị trong vòng 60 ngày đối với trường hợp số tiền nêu trong Đơn dưới 100.000 USD, hoặc trong một khoảng thời gian hợp lý nếu số tiền lớn hơn 100.000 USD. Đối với trường hợp thứ 2, cán bộ đấu thầu còn phải thông báo trước cho nhà thầu về thời điểm sẽ ra quyết định.

 

Quyết định giải quyết kiến nghị bao gồm một số nội dung như:

(i) Kiến nghị và yêu cầu của nhà thầu.

(ii) Dẫn chiếu các điều khoản liên quan trong hợp đồng.

(iii) Những vấn đề mà hai bên đã nhất trí và những bất đồng còn tồn tại.

(iv) Quyết định của cán bộ đấu thầu, có kèm theo lập luận chứng minh.

(v) Thông báo về quyền kháng nghị của nhà thầu nếu không đồng ý với quyết định của cán bộ đấu thầu.

Mặc dù đã nộp Đơn kiến nghị nhưng trong bất kỳ thời điểm nào, kể cả khi cán bộ đấu thầu đang xem xét Đơn hay đã ra quyết định giải quyết kiến nghị, nhà thầu vẫn có thể trao đổi trực tiếp và tận dụng mọi cơ hội để giải quyết vấn đề theo hướng hài hòa nhất. Các cơ quan thuộc Chính phủ Hoa Kỳ thường không từ chối hợp tác với nhà thầu thông qua cách thức đối thoại như vậy.

 

Quyết định của cơ quan mua sắm, trong nhiều trường hợp, có thể phủ nhận toàn bộ hoặc phần lớn những gì mà nhà thầu kiến nghị. Đối với những kiến nghị có yêu cầu thanh toán dưới 100.000 USD, nếu sau 60 ngày kể từ ngày nộp Đơn kiến nghị mà chưa nhận được quyết định giải quyết kiến nghị của cán bộ đấu thầu thì nhà thầu có thể xem như cơ quan mua sắm có quan điểm trái ngược với mình. Cách diễn giải tương tự cũng được áp dụng đối với những kiến nghị có yêu cầu thanh toán trên 100.000 USD mà sau một khoảng thời gian hợp lý, hoặc quá ngày dự kiến ban hành quyết định mà cơ quan mua sắm không có hồi âm gì cho nhà thầu. Trong bối cảnh đó, nhà thầu có quyền tìm tới Ban Phúc thẩm hợp đồng (BCA) hoặc Tòa án Khiếu kiện Liên bang (COFC) nhờ phân xử.

IMG

Tòa án và cơ quan hành chính Hoa Kỳ vận dụng Đạo luật Tranh chấp hợp đồng (CDA) một cách rất chặt chẽ nên khi xảy ra khiếu nại hay tranh chấp, nhà thầu phải tuân thủ quy trình bắt buộc của CDA một cách cẩn trọng

 Ảnh: NC (S.T)

Ban Phúc thẩm hợp đồng và Tòa án Khiếu kiện Liên bang là hai “kênh” riêng biệt nhận giải quyết kiến nghị và khi đã lựa chọn cơ quan nào trong hai cơ quan này thì nhà thầu không có quyền thay đổi. Chính vì thế mà nhà thầu cần cân nhắc kỹ lưỡng, thậm chí nên tham khảo ý kiến chuyên gia, trước khi lựa chọn. 

 

Ban Phúc thẩm hợp đồng

Để tiến hành thủ tục phúc thẩm, nhà thầu phải làm "Thông báo đề nghị phúc thẩm" và gửi tới BCA trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết kiến nghị của cán bộ đấu thầu. 

 

Thông báo đề nghị phúc thẩm là một văn bản thể hiện rằng nhà thầu muốn kháng cáo quyết định giải quyết kiến nghị của cán bộ đấu thầu, trong đó nêu rõ số hiệu hợp đồng, thời gian và nội dung giải quyết kiến nghị cũng như tên cơ quan ban hành.

 

Sau khi nhận được Thông báo đề nghị phúc thẩm của nhà thầu, BCA sẽ gửi xác nhận cho cả cơ quan mua sắm và nhà thầu biết. Trong vòng 30 ngày sau đó, cơ quan mua sắm có nghĩa vụ lập một hồ sơ phúc thẩm, bao gồm bản sao quyết định giải quyết kiến nghị của cán bộ đấu thầu, Đơn kiến nghị của nhà thầu, các điều khoản hợp đồng có liên quan, cùng nhiều tài liệu cần thiết khác để cung cấp thông tin cho BCA trong quá trình xem xét. Nhà thầu có quyền bổ sung thêm tài liệu vào trong hồ sơ phúc thẩm và nên tận dụng cơ hội này để đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng nào về vụ việc của mình. Khi ra tòa, hồ sơ trên được coi là bằng chứng để các bên tham khảo.

 

Cũng trong vòng 30 ngày kể từ khi nộp Thông báo đề nghị phúc thẩm, nhà thầu còn phải nộp thêm Đơn khiếu nại cho BCA. Nội dung của nó nhắc lại Đơn kiến nghị đã từng gửi cho cơ quan mua sắm, và chính thức yêu cầu được thanh toán hoặc bồi thường.

 

30 ngày tiếp theo là khoảng thời gian để cơ quan mua sắm đưa ra câu trả lời cho BCA về những nội dung nêu trong Đơn khiếu nại, phúc đáp từng luận điểm của nhà thầu và cung cấp bằng chứng xác thực (nếu có). Thông thường, cơ quan mua sắm sẽ có một đơn vị tư vấn đứng ra đại diện khi làm việc với BCA.

 

Sau khi nhận được cả Đơn khiếu nại của nhà thầu lẫn câu trả lời từ phía cơ quan mua sắm, BCA sẽ nghiên cứu và tổ chức một phiên điều trần. Mặc dù trên thực tế thường chỉ có 1 thẩm phán điều hành phiên điều trần nhưng quyết định của BCA sẽ do 3 thẩm phán cùng thống nhất đưa ra. Nếu các bên không hài lòng với quyết định của BCA thì có thể kháng cáo tiếp lên Tòa Phúc thẩm Liên bang.

 

Nhà thầu phụ không phải là một bên trong phiên xét xử của BCA, nhưng có thể được triệu tập làm nhân chứng trong quá trình xem xét và điều trần, đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tới quyết định của ban thẩm phán.

 

Tòa án Khiếu kiện Liên bang

Thời hạn để nhà thầu “đâm đơn” lên COFC là 12 tháng kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết kiến nghị của cán bộ đấu thầu. Quá thời hạn trên, nhà thầu coi như từ bỏ quyền kháng cáo của mình.

 

Quy trình của COFC có điểm tương đồng với BCA ở chỗ sau khi nhà thầu gửi đơn kháng cáo đến các tổ chức này thì cơ quan mua sắm phải có văn bản trả lời những thắc mắc của nhà thầu, trong trường hợp COFC thì thời hạn là 60 ngày. Đại diện cho cơ quan mua sắm tham gia giải quyết kiến nghị ở cấp Tòa án này là luật sư Ban Dân sự của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ. 

 

Không giống như BCA, COFC có quy định về trình tự, thủ tục giải quyết dựa trên Quy tắc Tố tụng dân sự Liên bang; quá trình phân xử tại COFC cũng trải qua nhiều bước hơn và tốn thời gian hơn. Quyết định của COFC chỉ do một thẩm phán duy nhất đưa ra và nếu không hài lòng với quyết định đó, nhà thầu có thể tiếp tục kháng cáo lên Tòa Phúc thẩm Liên bang.

 

Tương tự như khi kháng cáo lên Ban Phúc thẩm hợp đồng, nhà thầu phụ trong gói thầu mua sắm chính phủ không phải một bên trong phiên điều trần của COFC nhưng có vai trò quan trọng tác động tới quyết định của COFC.

 

Tóm lại, mặc dù điều khoản về Tranh chấp nêu trong hợp đồng luôn là căn cứ cốt lõi nhất để giải quyết nảy sinh bất đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu trong quá trình thực hiện các gói thầu mua sắm chính phủ ở Hoa Kỳ, song các quy định của CDA vẫn cần được nhà thầu nghiên cứu cẩn thận và kỹ lưỡng. Do Tòa án và cơ quan hành chính Hoa Kỳ vận dụng CDA một cách rất chặt chẽ, nên khi xảy ra khiếu nại hay tranh chấp, nhà thầu phải tuân thủ quy trình bắt buộc của CDA một cách cẩn trọng, tránh tình trạng vì sơ xuất hay hiểu biết thiếu chính xác mà tự tay đánh mất quyền và lợi ích của mình. 

Hải Châu

ngocthanh