“mua sắm công trong hội nhập”

Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu ở Nhật Bản
“mua sắm công trong hội nhập”

(Kỳ 3) Nộp hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu (được dán kín) phải được nộp tới đúng địa chỉ và trước thời gian đóng thầu được nêu rõ trong thông báo mời thầu trên tờ Công báo Kanpo hoặc Kenpo. Trong một số trường hợp (được nêu rõ trong thông báo mời thầu), nhà thầu sẽ phải nộp tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá mình cung cấp cùng với hồ sơ dự thầu. 

 

Nhà thầu có thể trực tiếp nộp hồ sơ dự thầu hoặc qua đường bưu điện, song một khi đã nộp thì hồ sơ dự thầu sẽ không được phép thay thế, chỉnh sửa hoặc rút lại. Một số cơ quan mua sắm chấp nhận cả việc nộp hồ sơ dự thầu thông qua Internet.

 

Theo quy định, nhà thầu sẽ phải nộp phí bảo lãnh dự thầu có giá trị từ 5% giá hợp đồng ước tính trở lên. Tuy nhiên, trong thực tế khoản này thường được miễn do trong hầu hết các trường hợp, nhà thầu tham dự thường là các nhà thầu đã trải qua sơ tuyển.

 

Mở hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu được mở theo thời gian và địa điểm nêu trong thông báo mời thầu đăng tải trên tờ Công báo Kanpo hoặc Kenpo, với sự tham dự của các nhà thầu hoặc người được uỷ quyền. Trường hợp không có nhà thầu hoặc người được uỷ quyền của họ tham dự, cán bộ của cơ quan mua sắm, người không tham gia vào gói thầu đó, sẽ được yêu cầu tham gia chứng kiến việc mở thầu.

 

Hồ sơ dự thầu của các nhà thầu không vượt qua giai đoạn sơ tuyển hoặc không đáp ứng các yêu cầu của gói thầu được coi là không hợp lệ và bị loại khỏi quá trình lựa chọn nhà thầu. Trong trường hợp đó, các nhà thầu nêu trên sẽ được thông báo về việc họ bị loại.

Trao hợp đồng

Quy định chung là hợp đồng sẽ được trao cho nhà thầu có giá dự thầu thấp nhất, miễn là giá đó không cao hơn giá gói thầu do cơ quan mua sắm đưa ra trước đó, có tính tới các yếu tố như giá thực tế của một giao dịch tương tự, cân bằng cung cầu, sự phức tạp của gói thầu, khối lượng hàng hoá/dịch vụ cần mua sắm và thời gian giao hàng. Ngoài yếu tố giá, hợp đồng cũng có thể được trao dựa trên việc đánh giá nhiều yếu tố khác nhau (được gọi là phương pháp đánh giá giá trị tổng thể lớn nhất).

 

Trường hợp không hồ sơ dự thầu nào có giá thấp hơn giá gói thầu, việc lựa chọn nhà thầu sẽ phải tạm dừng. Trong trường hợp đó, cơ quan mua sắm có 2 sự lựa chọn: (i) đàm phán với riêng từng nhà thầu song không được chỉnh sửa yêu cầu của gói thầu và (nếu thành công) trao hợp đồng cho nhà thầu có giá chào thấp hơn giá gói thầu hoặc (ii) tổ chức lại quá trình đấu thầu, trong đó có chỉnh sửa điều kiện của gói thầu và đăng tải thông báo mời thầu (mới).

 

Như đã nêu ở trên, sự thiếu công tâm/độc đoán của cán bộ phụ trách gói thầu trong việc quyết định nhà thầu thắng cuộc đã được loại trừ (i) bằng việc sơ tuyển nhà thầu trước đó và (ii) bằng việc trao hợp đồng cho nhà thầu chào giá thấp nhất, với giả định rằng các yếu tố khác (chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật…) đều đáp ứng được yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.

 

Theo quy định, cơ quan mua sắm ở Nhật Bản sẽ phải thông báo cho các nhà thầu về quyết định trao hợp đồng bằng văn bản. Ngoài ra, cơ quan mua sắm cũng phải đăng tải một thông báo trên tờ Công báo Kanpo hoặc Kenpo ở cấp địa phương, trong đó nêu rõ nội dung của hợp đồng, ngày trao hợp đồng, tên và địa chỉ của nhà thầu thắng cuộc cũng như giá trúng thầu để nâng cao tính minh bạch, khuyến khích các nhà thầu tham gia nhiều hơn vào các gói thầu trong tương lai.

Thanh Tuấn

 

 

 

ngocthanh